Termin finden ohne Doodle
Vorschläge einstellen, Leute stimmen ab, Termin steht. Ohne Werbebanner und ohne dritte Datenschutzerklärung.
Seminar-Verwaltung
Terminfindung, Anmeldung und Teilnehmendenliste an einem Ort.
Heute läuft das über Doodle, ein Anmeldetool und eine Excel-Liste, die niemand mehr findet. Hier läuft es an einem Ort: vom ersten Terminvorschlag über die Anmeldung bis zum bezahlten Platz mit Rechnung.
Teilnehmendenlisten gehören nicht ins Silicon Valley.
Server in DeutschlandAnwendung, Datenbank, EchtzeitTeilnahme ohne KontoLink oder QR-Code genügtExport jederzeitCSV, PDF und Kalender-Datei1System für Termine, Anmeldungen und Teilnehmendenliste
0Konten, die Teilnehmende anlegen müssen
100 %der Teilnehmendendaten bleiben in der EU
0 €Gebühr pro Platz — auch bei bezahlten Seminaren
Anmeldung, Warteliste, Absagen
Teilnehmende melden sich selbst an. Ist voll, greift die Warteliste. Absagen, Anwesenheit und Notizen stehen an derselben Person.
Auch bezahlte Plätze
Preis setzen, Teilnehmende zahlen beim Anmelden, Rechnung geht automatisch raus. Ohne Gebühr pro Kopf und ohne zweites Ticket-System.
So sieht ein Seminar bei dir aus
Bildschirmfoto aus der laufenden Anwendung: acht Namen mit ihrem Status, eine auf der Warteliste, eine Absage mit Notiz. Daneben dieselbe Liste auf dem Handy.
Was drinsteckt
Was die Verwaltung übernimmt
- TerminfindungVorschläge einstellen, abstimmen lassen, den Sieger als Termin übernehmen. Ohne Fremd-Tool.
- Anmeldung per LinkTeilnehmende tragen sich selbst ein: Name, Mail, fertig. Kein Konto nötig.
- Liste & WartelisteIst das Seminar voll, landen weitere Anmeldungen auf der Warteliste.
- Bezahlte PlätzePreis setzen, Teilnehmende zahlen beim Anmelden. Mit Rechnung, ohne Ticket-Gebühr.
- TerminreihenMehrtägige Seminare und Reihen als eine Veranstaltung, jeder Termin mit eigenem Datum.
- Kalender & MailsTermin als ICS in den Kalender, Bestätigungen und Serienmails mit Abmeldelink.
So geht’s
- Seminar anlegen, Termin finden oder festlegen — auch mehrtägig als Reihe.
- Anmeldelink teilen — Teilnehmende tragen sich selbst ein, kostenlos oder bezahlt.
- Liste führen, Anwesenheit erfassen, Gruppe anschreiben.
Für wen das ist
- Trainer:innen
- Facilitator
- Coaches
- Teamleads
- Lehrende & Dozierende
- Scrum Master
- Personalentwicklung
- Moderator:innen
Für alle, die Seminare, Trainings oder Kurse mit Anmeldung veranstalten, offen ausgeschrieben oder intern. Vom Einzeltraining mit zwölf Plätzen bis zur Reihe übers Halbjahr.
Im Vergleich
Was uns vom üblichen Dreiklang unterscheidet
Der übliche Aufbau ist Doodle für den Termin, ein Ticket-Tool für die Anmeldung und eine Tabelle für den Rest. Drei Systeme, drei Datensätze, drei Stellen, an denen etwas verloren geht.
| Merkmal | Facilitools | Doodle + Eventbrite + Excel |
|---|---|---|
| Datensätze | Einer — vom Terminvorschlag bis zur Teilnehmendenliste | Drei Systeme, dreimal abtippen |
| Teilnehmendendaten | EU-Server, AVV-fähig | Drei Anbieter, drei Datenschutzerklärungen |
| Warteliste | Greift automatisch, wenn es voll ist — Nachrücken machst du selbst | Handarbeit in der Tabelle |
| Kosten | Keine Gebühr pro Ticket, auch nicht bei bezahlten Plätzen | Ticket-Gebühren, auch mal bei Gratis-Events |
| Ablauf-Anbindung | Seminarplan und Anmeldung im selben Werkzeug | Nicht verbunden |
Seminarverwaltung: Vom Terminvorschlag bis zur Teilnehmendenliste
Warum drei Tools dreimal Fehler produzieren
Der übliche Weg führt über drei Stationen: Terminfindung hier, Anmeldung dort, Liste in der Tabelle. An jeder Naht entstehen Fehler: Wer beim Umfrage-Tool abgestimmt hat, fehlt in der Anmeldung; wer absagt, bleibt in der Excel stehen; die Rechnung schreibt jemand von Hand nach. Ein durchgehender Datensatz löst das strukturell: Eine Person existiert einmal, mit Status (angefragt, angemeldet, Warteliste, anwesend, abgesagt).
Teilnehmendendaten sind personenbezogene Daten
Anmeldelisten enthalten Namen, Mailadressen, oft Arbeitgeber. Das ist ein DSGVO-Thema. Wer diese Daten über mehrere US-Dienste verteilt, braucht für jeden einen Rechtsgrund und einen AVV. Bei Facilitools liegen sie an einem Ort, auf Servern in Deutschland, AVV-fähig nach Art. 28. Die Datenschutz-Auskunft ist damit ein Zweizeiler.
Anmeldung ohne Konto: die unterschätzte Frage
Jede Pflicht-Registrierung kostet Anmeldungen. Wer einen Seminarplatz will, will einen Platz und kein Benutzerkonto bei einem Werkzeug, das er nie wieder öffnet. Deshalb läuft die Anmeldung hier über einen simplen Link: Name, Mail, fertig. Das Konto braucht nur, wer veranstaltet. Volle Kurse fangen bei einer niedrigen Anmeldehürde an.
Was heute geht
Gebaut sind: Terminfindung, Anmeldung über Link, Teilnehmendenliste mit Status, Warteliste, Absagen, Terminreihen für mehrtägige Formate, Kalender-Einladung, Serienmails mit Abmeldelink, CSV rein und raus und bezahlte Plätze mit Rechnung. Noch nicht gebaut sind Teilnahmebescheinigungen, automatisches Nachrücken von der Warteliste, Erinnerungsmails auf Zeitplan und Namensschilder. Das steht hier, weil es beim Planen einer Seminarreihe einen Unterschied macht.
Häufige Fragen
Brauchen Teilnehmende ein Konto?
Nein. Anmeldung läuft über einen Link. Ein Konto brauchst nur du als Veranstalterin oder Veranstalter.
Kann ich kostenpflichtige Plätze anbieten?
Ja. Du setzt einen Preis, Teilnehmende bezahlen direkt bei der Anmeldung, die Rechnung geht automatisch raus, inklusive Abfrage der Umsatzsteuer-ID für Firmenkunden. Wir nehmen keine Gebühr pro verkauftem Platz; es fallen nur die Gebühren des Zahlungsanbieters an.
Kann ich mehrtägige Seminare oder Reihen anlegen?
Ja. Ein Seminar kann mehrere Termine haben, für dreitägige Formate genauso wie für eine Reihe übers Halbjahr. Die Kalender-Einladung enthält dann jeden Termin einzeln.
Wie ist das mit dem Datenschutz bei Teilnehmendendaten?
Server in Deutschland, AVV-fähig nach Art. 28 DSGVO. Gerade bei Anmeldelisten mit Namen und Mailadressen ist das kein Nebenthema.
Gibt es Teilnahmebescheinigungen?
Noch nicht. Anwesenheiten kannst du erfassen und als CSV mitnehmen, die Bescheinigung selbst baust du heute noch außerhalb. Das Erzeugen aus der Liste heraus steht auf dem Bauplan. Wir schreiben das lieber hin, als es zu versprechen.
Gehört mit dazu
Du kriegst die ganze Werkstatt.
Alles in einem Konto, alles auf Servern in Deutschland — wo genau und mit wem, steht offen im Netz. Du musst nichts davon nutzen — es liegt einfach bereit, wenn du es brauchst.
- Agenda-GeneratorGetimter Ablauf aus 90 Methoden, die Zeiten rechnen sich selbst.
- Kanban-BoardSpalten, Karten, ziehen: für Projekte und für alles rund um den Workshop.
- Live-BeteiligungUmfragen, Wortwolken und Q&A. Teilnehmende steigen per Link ein.
- Facilitator-VerzeichnisProfile von Menschen, die vor Gruppen arbeiten. Direkt buchbar.
Leg dein nächstes Seminar hier an.
Und lass die Excel-Liste endlich in Ruhe.