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Rechtliches

Datenschutzerklärung

Kurzfassung vorweg: Facilitools läuft auf einem Server in Deutschland, setzt kein Tracking ein, lädt keine fremden Skripte in deinen Browser und speichert nur, was du selbst eingibst. Es gibt fünf Stellen, an denen Daten das Haus verlassen — Zahlung, Mailversand, die KI-Funktionen, die Produktbilder im Shop-Bereich und der freiwillige Miro-Import. Die stehen unten einzeln, samt Land. Stand: 2. August 2026.

1. Verantwortlicher

Tools for Tomorrow GmbH, ℅ Simon Steiner, Fichtestr. 34, 10967 Berlin, E-Mail: hey@tomorrow.tools

2. Hosting und Server-Protokolle

Diese Anwendung läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum in Deutschland). Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) in Protokollen, um Betrieb und Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Auswertung zu Werbe- oder Trackingzwecken findet nicht statt.

3. Nutzung ohne Konto

Generator, Methoden-Bibliothek, Vorlagen und Demo kannst du ohne Konto nutzen. Dabei werden keine personenbezogenen Daten gespeichert und keine Cookies gesetzt.

4. Konto und Anmeldung

Legst du ein Konto an, speichern wir E-Mail-Adresse, optional deinen Namen, ein Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash, niemals im Klartext) und den Zeitpunkt der Registrierung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Bereitstellung des Dienstes). Für die Anmeldung setzen wir ein einzelnes, technisch notwendiges Session-Cookie (httpOnly). Es hält dich angemeldet und enthält kein Tracking. In unserer Datenbank liegt der Sitzungsschlüssel nur als Hashwert — selbst wer die Datenbank läse, käme nicht in dein Konto.

5. Deine Inhalte

Abläufe, Agenden, Kanban-Boards, Whiteboards, Protokolle, eigene Vorlagen und Vormerkungen werden deinem Konto zugeordnet und auf dem Server in Deutschland gespeichert. Sie sind nur für dich sichtbar — außer du erstellst selbst einen Teilen-Link oder lädst jemanden ein. Einen Teilen-Link kannst du jederzeit widerrufen; er ist danach sofort ungültig.

Lädst du Bilder hoch — etwa Fotos von Flipcharts fürs Protokoll —, liegen sie ebenfalls auf unserem Server. Aus solchen Fotos kann Text erkannt und mitgespeichert werden, damit du ihn durchsuchen kannst.

6. Zusammenarbeit: wenn andere dazukommen

Lädst du Menschen auf ein Kanban-Board oder ein Whiteboard ein, speichern wir für diese Personen die Zuordnung dazu, ihre Rolle und den Zeitpunkt. Kommentare werden mit Namen gespeichert. Wer über einen Einladungslink ohne Konto mitarbeitet, hinterlässt nur den selbst gewählten Namen.

7. Seminare, Anmeldungen und Terminumfragen

Wenn du ein Seminar verwaltest, kannst du Teilnehmende erfassen oder sie sich selbst anmelden lassen. Gespeichert werden Name, E-Mail-Adresse, Status (angemeldet, Warteliste, abgemeldet), freiwillige Kommentare und bei Terminumfragen die Antworten.

Wichtig, und oft übersehen: Für diese Daten bist du datenschutzrechtlich verantwortlich, nicht wir — wir verarbeiten sie in deinem Auftrag. Wenn du Facilitools gewerblich oder dienstlich dafür einsetzt, brauchst du dafür einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Schreib uns, wir schicken dir unsere Vorlage.

Teilnehmende können sich jederzeit über einen persönlichen Link selbst abmelden — ohne Konto und ohne Umweg über dich.

8. Live-Beteiligung

Umfragen, Skalen, Wortwolken, Q&A und Quiz funktionieren ohne Konto. Wer teilnimmt, wird nur über eine zufällige Kennung im eigenen Browser wiedererkannt — damit dieselbe Person nicht doppelt abstimmt. Es werden keine Konten und keine Zuordnung von Antworten zu IP-Adressen gespeichert. Die Beiträge selbst speichern wir, weil sie das Ergebnis des Workshops sind.

Eine Ausnahme: das Quiz. Weil eine Rangliste ohne Namen keine ist, fragen wir dort — und nur dort — nach einem Anzeigenamen. Die Angabe ist freiwillig („Ohne Namen" ist gleichwertig, dann steht dort „Anonym"), frei wählbar, gilt nur in dieser einen Runde und wird zusammen mit ihr gelöscht. Wir prüfen den Namen nicht und verknüpfen ihn mit nichts.

9. Mithören: Tonaufnahme und Mitschrift

Die Funktion „Mithören" nimmt ein Gespräch auf und schreibt es mit, damit daraus Zettel fürs Whiteboard werden. Aufnahme und Mitschrift werden deinem Konto und dem jeweiligen Whiteboard zugeordnet gespeichert; du kannst sie jederzeit löschen.

Die Verarbeitung bleibt vollständig auf unserem Server. Die Spracherkennung läuft in unserem eigenen Rechenzentrums-Container — bewusst nicht bei einem Cloud-Anbieter. Aufnahmen verlassen den Server nicht.

Deine Verantwortung: Wer aufnimmt, muss die Anwesenden vorher informieren und ihre Einwilligung einholen. Das ist nicht nur eine Frage der DSGVO — das nicht öffentlich gesprochene Wort ohne Einwilligung aufzuzeichnen ist in Deutschland nach § 201 StGB strafbar. Die Anwendung zeigt den Aufnahmezustand deutlich an; die Einwilligung einzuholen können wir dir nicht abnehmen.

10. KI-Funktionen

Für KI-gestützte Vorschläge (Agenda-Generator, Mindmap, Whiteboard-Synthese, Persona, OKR-Check) übermitteln wir deine Eingaben in die jeweilige Funktion — also Thema, Ziel und Rahmen deiner Veranstaltung — an den KI-Anbieter, der auf diesem Server eingerichtet ist. Rechtsgrundlage ist die Erbringung der von dir angeforderten Leistung (Art. 6 Abs. 1 lit. b).

In Frage kommen zwei Anbieter, und es ist immer nur einer aktiv:

Welcher Anbieter auf diesem Server läuft, steht in deinem Konto unter „KI-Funktionen" — dort siehst du Anbieter und Land, ohne raten zu müssen.

Du kannst die KI-Funktionen für dein Konto abschalten. Dann geht keine deiner Eingaben an einen KI-Anbieter — die Werkzeuge arbeiten mit der Regel-Logik auf unserem Server weiter. Die Abschaltung wirkt serverseitig, nicht nur in der Anzeige.

Nicht übermittelt werden: Kontodaten, Teilnehmendendaten, Zahlungsdaten, Tonaufnahmen, Whiteboard-Inhalte. Die Übermittlung findet nur statt, wenn du eine KI-Funktion aktiv aufrufst. Wer sie nicht benutzt, löst keine Übermittlung aus — der Generator arbeitet dann mit unserer eigenen Regel-Logik auf dem Server weiter.

11. Bezahlung

Käufe, Abonnements und bezahlte Seminarplätze wickeln wir über Stripe Payments Europe, Ltd. (Irland) ab. Dorthin gehen die für die Zahlung nötigen Daten: Name, E-Mail-Adresse, Betrag und Vorgangskennungen. Zahlungsmittel wie Kartennummern erreichen unseren Server nie — sie werden direkt bei Stripe eingegeben. Eine Übermittlung in die USA ist dabei möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b.

Rechnungsdaten bewahren wir auf, solange die steuerlichen Fristen es verlangen (§§ 147 AO, 257 HGB) — auch über eine Konto-Löschung hinaus.

12. Mailversand

Transaktionsmails (Seminar-Bestätigungen, Einladungen, Serienmails an Teilnehmende) und die Methoden-Impulse versenden wir über Resend mit Verarbeitung in der EU (Irland). Übermittelt werden Empfängeradresse, Name und Inhalt der Nachricht.

13. Methoden-Impulse per Mail (nur mit Einwilligung)

Nur wenn du es aktiv ankreuzt (bei der Registrierung oder später auf der Konto-Seite), bekommst du gelegentlich E-Mails mit Methoden-Tipps und Hinweisen zu neuen Inhalten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Inhalte deiner Workshops werden dafür nicht übermittelt, und es gehen keine Daten zu Werbezwecken an Dritte. Du kannst die Einwilligung jederzeit auf der Konto-Seite widerrufen — mit Wirkung für die Zukunft.

14. Öffentliches Profil im Facilitator-Verzeichnis

Du kannst dich freiwillig mit einem öffentlichen Profil eintragen. Was du dort einträgst — Name, Positionierung, Themen, Region, Kontaktweg — ist anschließend im Netz sichtbar; das ist der Zweck. Grundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a), die wir mit Zeitpunkt und Wortlaut mitspeichern. Ein Profil entsteht nie automatisch und wird nie vorbefüllt. Du kannst es jederzeit wieder löschen.

15. Reichweitenmessung

Wir messen die Nutzung mit Umami auf unserem eigenen Server (stats.facili.tools, Deutschland). Umami arbeitet ohne Cookies und ohne geräteübergreifende Wiedererkennung; es werden keine Daten an Dritte übertragen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f (Interesse an einer funktionierenden, verständlichen Website). Weil kein Zugriff auf Informationen in deinem Endgerät stattfindet, brauchen wir dafür kein Einwilligungsbanner (§ 25 TDDDG).

16. Shop-Bereich und Produktbilder

Im Shop-Bereich zeigen wir Workshop-Material aus dem Shop von Tools for Tomorrow (shop.tomorrow.tools, betrieben über Shopify). Folgst du einem Link dorthin, gelten ab da die Datenschutzbestimmungen des Shops — Facilitools übergibt dabei keine Daten über dich.

Ein Detail, das man leicht übersieht: Die Produktbilder auf diesen Seiten liegen im Bildspeicher von Shopify und werden von deinem Browser direkt dort geladen. Dabei erfährt Shopify deine IP-Adresse und deine Browserkennung. Konto- oder Inhaltsdaten werden nicht übergeben. Wir wollen diese Bilder auf unseren eigenen Server holen; solange das nicht geschehen ist, steht es hier.

17. Import aus Miro

Du kannst ein bestehendes Miro-Board in eine eigene Tafel übernehmen. Dabei fließen keine Daten von uns zu Miro — die Richtung ist umgekehrt: Du hinterlegst dein eigenes Zugriffstoken, und wir holen damit deine eigenen Inhalte ab. Die Verbindung geht zu einem Anbieter in den USA und findet nur statt, wenn du den Import selbst startest.

18. Wer sonst noch Daten zu sehen bekommt

Vollständige Liste. Alles, was hier nicht steht, gibt es auch nicht:

Statistik, Spracherkennung, Datenbank, Echtzeit-Zusammenarbeit und die Anmeldung laufen auf unserem eigenen Server. Insbesondere die Anmeldung ist bewusst selbst gebaut, statt sie einem Fremdanbieter zu überlassen.

19. Speicherdauer und Konto-Löschung

Deine Daten bleiben gespeichert, solange dein Konto besteht. Du kannst dein Konto jederzeit selbst auf der Konto-Seite löschen — damit werden Konto, Abläufe, Whiteboards, Kanban-Boards, Vorlagen, Vormerkungen und Sitzungen entfernt (Art. 17 DSGVO). Ausgenommen sind Daten, die wir gesetzlich aufbewahren müssen (Rechnungsdaten). Sitzungen laufen ohnehin automatisch ab.

20. Deine Rechte

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Einwilligungen kannst du jederzeit widerrufen. Schreib dafür an hey@tomorrow.tools. Außerdem kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren — zuständig für uns ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.

21. Stand

2. August 2026. Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen ändern. Wie es um die Barrierefreiheit steht, haben wir separat offengelegt: Erklärung zur Barrierefreiheit.