Trello-Alternativen 2026: 14 Tools im Vergleich

Trello hat das Kanban-Board für Millionen Menschen normal gemacht: Spalten anlegen, Karte reinziehen, fertig. Wer trotzdem nach einer Alternative sucht, tut das selten aus Langeweile. Meistens ist eine von vier Grenzen erreicht.

Der kostenlose Deckel. Zehn Kanban-Boards pro Workspace, zehn Mitarbeitende pro Workspace. Karten sind unbegrenzt, Kanban-Boards nicht. Bei drei laufenden Projekten und einem Privat-Kanban-Board ist das lange kein Thema — bis es plötzlich eins ist.

Der Preis pro Kopf. Standard kostet 5 US-Dollar, Premium 10 US-Dollar pro Person und Monat. Einzeln betrachtet ist das im Markt günstig. Multipliziert sieht es anders aus: Zehn Leute auf Premium sind 100 US-Dollar im Monat, 1.200 im Jahr — für ein Kanban-Board. Dazu die Klausel, dass Gäste auf mehr als einem Kanban-Board wie volle Mitglieder abgerechnet werden.

Die Ansichten liegen hinter Premium. Kalender, Timeline, Tabelle, Dashboard und Karte gibt es erst ab 10 US-Dollar pro Person und Monat. Wer über das reine Kanban-Board hinaus will, zahlt für die Sicht auf die eigenen Daten.

Kein Serverstandort, kein Self-Hosting. Atlassian schreibt auf der eigenen Preisseite: „Trello is proudly a cloud-only product." Eine EU-Datenresidenz wird dort nicht zugesichert, genannt sind SOC 2 Type 2, ISO/IEC 27001 und PCI-DSS. Für viele Teams ist das egal. Für alle, die für Behörden, Hochschulen, Kliniken oder Betriebsräte arbeiten, ist es die Frage, an der das Tool scheitert.

Der Vergleich auf einen Blick

Vier Fragen, ein Blick. ✅ heißt ja, ⚠️ heißt mit Einschränkung, ❌ heißt nein. Die Preise stehen weiter unten bei jedem Tool einzeln — hier geht es um die Struktur dahinter.

Die ⚠️ im Einzelnen: factro ist ein deutsches Unternehmen, weist den Serverstandort auf der Preisseite aber nicht aus. ClickUp, Jira, Notion und Planner deckeln nicht die Zahl der Kanban-Boards, dafür Speicherplatz, Blöcke oder Nutzerzahl. Basecamp rechnet pro Person, bietet daneben aber eine echte Flatrate für 299 US-Dollar im Monat. Und Kanboard, WeKan und OpenProject bekommen ihre vier Haken nur, weil du den Server selbst betreibst — die Lizenz ist kostenlos, Updates, Backups und Ausfälle sind dann deine.

Rechne es für dein Team durch, nicht für dich allein. Bei uns hängt der Preis am Konto und daran, wie groß du arbeitest — nicht daran, wie viele Leute draufschauen. Die einzige Zahl in unserer Zeile, die klein aussieht, ist die Gäste-Grenze im Gratis-Bereich: Ab dem vierten Mitarbeitenden am Kanban-Board sind es 8 € im Monat, und dann ist die Kopfzahl wieder egal.

Alle Zahlen wurden am 5. August 2026 auf den offiziellen Preisseiten geprüft. Preise ändern sich — verlass dich für die Entscheidung auf die Seite des Anbieters, nicht auf einen Blogartikel. Auch nicht auf diesen.

1. Facilitools Kanban — kostenlos, aus Deutschland, mit Trello-Import

• ✅ Server in Deutschland
• ✅ Kanban-Boards & Karten gratis unbegrenzt
• ✅ Preis pro Konto, nicht pro Kopf
• ✅ Trello-Import eingebaut
• ✅ Export ohne Schranke
• ab 8 € im Monat

Offene Karten: Facilitools ist unser Produkt. Wir sind in diesem Vergleich also befangen, und wir sagen dazu, wo die Grenzen liegen.

Das Kanban-Board ist ein eigenständiges Werkzeug, kein Anhängsel. Ein leeres Kanban-Board, das du nach eigenem Gusto füllst: Spalten anlegen, umbenennen, einfärben, verschieben. Karten mit Beschreibung in Markdown, Checklisten, Fälligkeiten, acht Labelfarben, Cover, Anhängen und Kommentaren. Ein Verlauf zeigt, wer was geändert hat. Filter und Volltextsuche über das ganze Kanban-Board. Archiv statt Löschen — Weggeräumtes bleibt auffindbar.

Was es kostet: nichts. Kanban-Board, Listen, Karten, Checklisten, Labels, Fristen, Import und Export sind im kostenlosen Zugang enthalten — ohne Testphase, ohne Kreditkarte, ohne Deckel bei der Zahl der Kanban-Boards oder Karten. Bezahlt wird erst, wenn mehr als drei Leute an einem Kanban-Board mitarbeiten sollen. Genau das steht auch auf unserer Preisseite, in derselben Schriftgröße wie der Rest.

Und dann nicht pro Kopf. Das ist der Unterschied, der sich mit der Teamgröße auszahlt: Alle anderen in diesem Vergleich rechnen je Person und Monat — jeder neue Kopf verlängert die Rechnung. Bei uns hängt der Preis am Konto. 8 € im Monat, ob ihr zu fünft oder zu zehnt an einem Kanban-Board arbeitet.

Der Umzug ist eingebaut.

Und wieder raus. Jedes Kanban-Board geht als JSON-Datei heraus, jederzeit, ohne Bezahlschranke. Ein Tool, aus dem man nicht rauskommt, ist eine Falle, auch wenn es unsere ist.

Drei Dinge, die anders sind als bei Trello:

• Server in Deutschland, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Keine Datenreise über den Atlantik.
• Barrierefreiheit ist Bauziel, nicht Zubehör. Tastaturbedienung und Kontraste nach BITV 2.0 / EN 301 549, von Anfang an mitgebaut statt nachgerüstet. Karten lassen sich mit der Tastatur nicht nur auswählen, sondern auch verschieben.
• Viele Karten auf einmal. Auswählen und gemeinsam verschieben, labeln, befristen, abhaken, duplizieren oder archivieren — ohne Stückzahl-Grenze. Das ist die Handbewegung, die man täglich hundertmal braucht.

Wo wir ehrlich hinterherhängen: Trello hat viele Jahre Vorsprung bei Rollen und Rechten, bei der Automatisierung (Butler) und beim Ökosystem aus Power-Ups. Wenn dein Kanban-Board von zwanzig Automatik-Regeln zusammengehalten wird, bist du bei uns noch nicht zu Hause. Wenn du ein sauberes Kanban-Board mit Team, Fristen und Checklisten willst, das in Deutschland liegt und nichts kostet, bist du es.

Dazu kommt, was danebenliegt: Whiteboard, Ablaufplanung, Live-Umfragen und Seminarverwaltung im selben Konto, ohne zweites Abo. Für alle, die vor Gruppen arbeiten, entsteht aus einem fertigen Workshop-Ablauf auf Knopfdruck ein Kanban-Board mit Material- und Vorbereitungskarten.

Kanban-Board anlegen — ein Klick, drei Spalten stehen schon drin, kein Namensfeld vorher.

Aus Deutschland und der EU

Wenn der Serverstandort der Grund für deine Suche ist, ist das die Liste, die zählt.

2. MeisterTask

• ✅ Frankfurt, ISO 27001
• Free: 3 Projekte, 5 Bearbeitende
• ✅ Zuschauende gratis
• ab 13,50 € je Person
• Oberfläche auf Deutsch

Der bekannteste deutsche Trello-Konkurrent. Die Server stehen laut Anbieter in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt.

Die Aufteilung im Gratis-Tarif ist ungewöhnlich und fair: Aufgaben und reine Betrachter sind unbegrenzt, nur Bearbeiten kostet eine der fünf Lizenzen. Wer nur zuschaut, kostet nichts. Pro liegt bei 13,50 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Zahlung.

3. Stackfield

• ✅ Made & Hosted in Germany
• ✅ BSI-C5-Testat
• ✅ On-Premise möglich
• ❌ kein Free-Tarif
• ab 9 € je Person

Projektmanagement plus Teamchat, ISO 27001 und ein BSI-C5-Testat — damit ist Stackfield für Behörden, Kanzleien und Banken oft die Option, die durch die Prüfung kommt.

Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, nur 14 Tage Test. Starter beginnt bei 9 € pro Nutzer und Monat (jährlich), gedeckelt auf zehn Nutzer und drei Räume.

4. factro

• ⚠️ Anbieter DE, Standort nicht ausgewiesen
• ✅ Government-Tarif mit EVB-IT
• Free: 3 Nutzer, 5 Projekte
• ab 19,99 € je Person
• Gantt + Projektstrukturplan

Deutscher Anbieter mit klassischem Projektstrukturplan und Gantt neben dem Kanban. Für öffentliche Auftraggeber ein ernstzunehmender Kandidat.

Prüf die Deckel vor der Entscheidung selbst nach — die Angaben auf der Preisseite waren zum Abrufzeitpunkt nicht eindeutig.

5. awork

• ✅ Deutschland, ISO 27001
• ❌ kein Free-Tarif
• ab 5 € je Person
• Zeiterfassung + Auslastung

Hamburger Anbieter, gehostet nach eigener Angabe auf ISO-27001-zertifizierten Microsoft-Servern in Deutschland. Zugeschnitten auf Agenturen und Dienstleister: Projekte, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung, Abrechenbarkeit.

Kein kostenloser Tarif, nur eine Testphase — dafür der günstigste Einstieg unter den deutschen Anbietern (jährlich, zzgl. USt.).

6. Zenkit

• ✅ Made & Hosted in Germany
• ✅ AVV auf Wunsch
• ❌ kein Free-Tarif mehr
• ab 8 € je Person
• Kanban, Tabelle, Kalender, Gantt

Karlsruher Anbieter. Weniger ein Kanban-Board als eine flexible Datenbank, die du als Kanban, Tabelle, Kalender oder Gantt anschaust.

Auf der aktuellen Preisseite ist kein kostenloser Tarif mehr ausgewiesen, nur eine 14-Tage-Testphase. Plus ist auf zehn Nutzer, 50 Listen und 1 GB gedeckelt.

Die großen internationalen Plattformen

Mehr Funktionen, mehr Ökosystem, meist US-Cloud ohne zugesicherten EU-Standort.

7. ClickUp

• ❌ Serverstandort nicht ausgewiesen
• ✅ Free mit unbegrenzt Mitgliedern
• ⚠️ 60 MB Speicher im Free
• ab 7 $ je Person
• sehr viele Ansichten

Der großzügigste kostenlose Tarif im Feld: „Free Forever" mit unbegrenzt vielen Mitgliedern und unbegrenzten Aufgaben, dazu Docs und Kalender. Der Preis dafür ist Wucht — ClickUp kann sehr viel und verlangt entsprechend Einarbeitung.

8. Asana

• ❌ AWS, US
• ⚠️ Datenresidenz nur in Enterprise
• Free „für ein oder zwei Personen"
• ab 10,99 $ je Person
• starkes Reporting

Der Klassiker für Aufgabenkoordination in größeren Teams, mit Liste, Kanban-Board, Kalender und Reports. Ein harter Nutzer-Deckel im Free-Tarif ist nicht beziffert, der Anbieter beschreibt ihn als für ein oder zwei Personen gedacht.

9. monday.com

• ❌ Serverstandort nicht ausgewiesen
• ⚠️ Free nur 2 Seats, 3 Kanban-Boards
• ab 9 $ je Seat
• viele Automatisierungen

Kanban-basiertes Arbeitsmanagement, sehr bunt und sehr flexibel. Der kostenlose Tarif ist der engste im ganzen Vergleich.

10. Jira

• ❌ Serverstandort nicht ausgewiesen
• ✅ Free bis 10 Nutzer
• ab 7,91 $ je Person
• Sprints, Backlogs, Workflows

Die zweite Lösung aus dem Atlassian-Haus — wer wegen Atlassian weg will, ist hier falsch. Wer wegen fehlender Tiefe weg will, ist hier richtig. Der Free-Tarif bringt 2 GB Speicher und Community-Support.

11. Notion

• ❌ Serverstandort nicht ausgewiesen
• ⚠️ Block-Limit im Free
• ⚠️ nur 10 externe Gäste
• ab 9,50 € je Mitglied
• Wiki + Datenbank in einem

Das Kanban ist hier eine Ansicht auf eine Datenbank, kein eigenes Werkzeug. Stark, wenn Dokumentation und Aufgaben zusammengehören.

12. Microsoft Planner

• ❌ Serverstandort nicht ausgewiesen
• ❌ kein eigener Free-Tarif
• ab 10 $ je Person
• in Microsoft 365 eingebaut

Naheliegend, wenn dein Haus ohnehin in Microsoft 365 lebt: Es ist da, es ist datenschutzrechtlich schon geklärt, es kann deutlich weniger als die Spezialisten.

13. Basecamp

• ❌ Serverstandort nicht ausgewiesen
• Free: 1 Projekt, 20 Nutzer
• ⚠️ 15 $ je Person — oder 299 $ Flatrate
• kein Kanban-Tool im engeren Sinn

Anderes Denkmodell: ein Projektraum mit Nachrichten, To-do-Listen und Dateien. Die Flatrate für beliebig viele Leute ist die einzige im Feld — und für große Teams die einzige echte Alternative zur Pro-Kopf-Rechnung.

14. Open Source zum Selbsthosten

• ✅ Daten auf deinem Server
• ✅ Lizenz kostenlos
• ⚠️ Betrieb, Updates und Backups sind deine

Wenn „meine Daten auf meinem Server" das Ziel ist und du jemanden hast, der einen Server betreibt:

• Kanboard — minimalistisches Kanban mit WIP-Limits, Automatik-Aktionen, LDAP/OAuth2, über 30 Sprachen. MIT-Lizenz.
• WeKan — das Trello-nächste der drei: Kanban-Boards, Listen, Karten, Swimlanes. MIT-Lizenz.
• OpenProject — vollwertiges Projektmanagement mit Gantt, Wiki und Zeiterfassung. Community-Edition kostenlos selbst gehostet; die gehostete Variante beginnt bei 5,95 € pro Nutzer und Monat, allerdings mit mindestens 25 Nutzern. Das Unternehmen sitzt in Deutschland.
• Focalboard — von Mattermost gestartet, inzwischen im Community-Repository gepflegt. Vor dem Einsatz prüfen, wie aktiv die Entwicklung noch läuft.

Die ehrliche Rechnung: Die Lizenz ist kostenlos, der Betrieb nicht.

Die sieben Fragen, die das Feld sortieren

Wenn du zwischen zwei oder drei Kandidaten stehst, entscheiden diese Fragen schneller als jede Featureliste.

1. Wo liegen die Daten? Serverstandort, AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, Subprozessoren. Wenn dein Auftraggeber fragt, musst du in Minuten antworten können.
2. Was kostet der dritte, fünfte, zehnte Kopf? Pro-Nutzer-Preise sehen klein aus und wachsen linear mit dem Team.
3. Wo genau sitzt der Gratis-Deckel? Bei Kanban-Boards, bei Projekten, bei Personen oder beim Speicherplatz? Der Unterschied entscheidet, ob du in drei Monaten wieder umziehst.
4. Kommt dein Trello-Board mit? Nicht „gibt es einen Import" fragen, sondern: Listen, Karten, Beschreibungen, Fristen, Labels, Checklisten — was davon kommt an?
5. Kommst du wieder raus? Export ohne Bezahlschranke, in einem Format, das ein anderes Tool lesen kann.
6. Geht es mit der Tastatur? Für öffentliche Auftraggeber ist Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / EN 301 549 keine Kür, sondern Vergabebedingung.
7. Brauchst du nur ein Kanban-Board — oder das Drumherum? Manche Tools sind reine Kanbans, andere bringen Kalender, Zeiterfassung oder Whiteboard mit.

Welche Alternative zu dir passt

• Das Team wächst und die Pro-Kopf-Rechnung wächst mit → Facilitools Kanban, oder eine Basecamp-Flatrate.
• Datenschutz ist das K.-o.-Kriterium, Budget ist knapp → Facilitools Kanban oder MeisterTask.
• Behörde, Kanzlei, Bank, Ausschreibung mit BSI-C5 → Stackfield.
• Agentur mit Zeiterfassung und Auslastung → awork.
• Öffentliche Verwaltung mit EVB-IT → factro.
• Großes Team, viele Ansichten, Budget vorhanden → ClickUp oder Asana.
• Ihr lebt sowieso in Microsoft 365 → Planner, und spar dir die Diskussion.
• Ihr habt eine IT und wollt alles selbst → Kanboard oder OpenProject.
• Du machst Workshops, Seminare oder Lehre → dann brauchst du neben dem Kanban-Board auch Ablauf, Whiteboard und Beteiligung. Das gibt es in dieser Liste nur an einer Stelle.

Häufige Fragen

Was ist die beste kostenlose Trello-Alternative?

Kommt darauf an, wo dein Deckel reißt. Wenn dir bei Trello die zehn Kanban-Boards ausgehen: unser Kanban-Board hat keinen Deckel und kostet nichts, wird aber ab dem vierten Gast am Kanban-Board kostenpflichtig. Wenn du viele Leute kostenlos dabeihaben willst: ClickUps Free-Tarif hat keinen Mitglieder-Deckel, dafür nur 60 MB Speicher. Wenn viele nur zuschauen sollen: MeisterTask macht Betrachter kostenlos. Es gibt hier kein „am besten", nur ein „passt zu deinem Deckel".

Wie ziehe ich meine Trello-Boards um?

Trello gibt dir das Kanban-Board als JSON-Datei: Trello-Board-Menü → „Drucken, exportieren und teilen" → „Als JSON exportieren". Diese Datei liest unser Import ein; Listen, Karten, Beschreibungen, Fristen, Labels, Checklisten und Kommentare landen an ihrem Platz. Zuweisungen an Personen, Custom Fields und Power-Ups kommen nicht mit — das sagen wir dir nach dem Import direkt an.

Gibt es eine deutsche Alternative zu Trello?

Mehrere. MeisterTask (Frankfurt), Stackfield (mit BSI-C5-Testat), factro, awork und Zenkit sind deutsche Anbieter mit deutschem Hosting, dazu unser Kanban-Board. Der Unterschied liegt weniger im Kanban-Board selbst als im Drumherum: Chat, Zeiterfassung, Gantt, Behörden-Zertifikate oder eben Workshop-Werkzeuge.

Ist Trello DSGVO-konform?

Das ist keine Ja/Nein-Frage, sondern eine Prüfung, die dein Auftraggeber oder dessen Datenschutzbeauftragte durchführt: Serverstandort, AV-Vertrag, Subprozessoren, Drittlandtransfer. Atlassian sichert auf der Preisseite keine EU-Datenresidenz zu und bietet keine On-Premise-Variante an. Je nach Haus kommt das durch die Prüfung — oder eben nicht. Ein EU-Anbieter erspart dir die Schleife.

Lohnt sich ein Wechsel überhaupt, wenn Trello funktioniert?

Wenn dein Kanban-Board läuft und niemand fragt, wo die Daten liegen: nein. Der Wechsel lohnt sich an drei Punkten — wenn der Free-Deckel reißt, wenn eine Ausschreibung oder Datenschutzabteilung nach dem Serverstandort fragt, oder wenn du merkst, dass du neben dem Kanban-Board noch drei andere Tools bezahlst, die zusammengehören.

Kann ich mein Kanban-Board später wieder mitnehmen?

Frag das bei jedem Anbieter, bevor du Daten reinkippst — und frag nach dem Format, nicht nach dem Wort „Export". Bei uns geht jedes Kanban-Board als JSON heraus, jederzeit, ohne Bezahlschranke. Bei Trello ist der einfache Datenexport laut Preisseite ein Premium-Feature.