5-Why (Ursachenanalyse)

Die 5-Why-Methode ist eine Technik der Ursachenanalyse, bei der eine Gruppe so lange „Warum?“ fragt, bis sie vom sichtbaren Problem zu seiner Ursache gelangt. Jede Antwort wird zur Grundlage der nächsten Frage. So entsteht eine Kette, die Schicht für Schicht tiefer führt. Weil die Methode kaum Material braucht, findet man sie in Werkhallen genauso wie in Team-Retrospektiven und Workshops.

Woher die Methode kommt

Die Technik geht auf Sakichi Toyoda zurück, den Gründer von Toyota Industries. Taiichi Ohno, der Architekt des Toyota-Produktionssystems, beschrieb die fünf Warum als Grundlage des wissenschaftlichen Vorgehens bei Toyota und machte sie bekannt. Von dort wanderte sie ins Qualitätsmanagement, in Lean-Ansätze und in agile Teams.

Wo die Methode im Prozess steht

Davor steht ein klar benanntes Problem. Ist sich die Gruppe nicht einig, was eigentlich passiert ist, hilft vorher eine Timeline-Retro, die den Ablauf Schritt für Schritt rekonstruiert. Erst wenn alle dieselbe Geschichte vor Augen haben, lohnt die Frage nach dem Warum.

Danach steht eine Gegenmaßnahme, die an der gefundenen Ursache ansetzt. Haltet sie auf einem Action-Board mit Namen und Termin fest. Ohne diesen Schritt ändert sich am Ablauf nichts.

Im Design Thinking taucht das wiederholte Warum auch im Interview auf. Wer im Gespräch mehrfach nachhakt, kommt von der Meinung zum Motiv. Dort geht es um die Beweggründe einer Person; wie du solche Nachfragen vorbereitest, zeigt der Interview-Leitfaden.

Wenn sich die Kette verzweigt

Oft hat eine Frage mehr als eine sinnvolle Antwort. Die Gruppe wählt dann eine Antwort aus und gräbt weiter. Sind zwei Antworten gleich überzeugend, verfolge beide als eigene Kette. Das kostet ein paar Minuten, zeigt aber, ob sich die Äste weiter unten wieder treffen. Oft landen sie bei derselben Ursache, und das bestätigt den Befund.

Laufen dagegen drei oder mehr Äste auseinander, hat das Problem mehrere Ursachen. Dann wechselst du besser zum Ursache-Wirkungs-Diagramm, das viele Ursachen nebeneinander ordnet. Verstärken sich die Ursachen gegenseitig, zeigt ein Wirkungsnetz die Zusammenhänge.

Varianten

Online. Ein Whiteboard mit einer Spalte pro Warum-Runde. Alle schreiben ihre Antwort still in die Spalte, dann markiert die Gruppe gemeinsam, welche Antwort weiterverfolgt wird.

Mit wenig Zeit. Zu dritt an einem Flipchart, eine Person moderiert und schreibt mit. Die stille Phase pro Runde dauert dann eine Minute.

Nach einem Vorfall. Hol Menschen dazu, die nah am Geschehen waren. Wer nur vom Hörensagen berichtet, liefert Vermutungen, und die Kette führt dann zu einer Ursache, die niemand belegen kann.

Ein Beispiel

Angenommen, in einer Kita kommen die Wochenbriefe an die Eltern regelmäßig zu spät an. Fünf Fachkräfte setzen sich zusammen.

1. Warum kommen die Briefe zu spät? Sie liegen erst am Freitag in den Fächern und kündigen oft Termine für Montag an.
2. Warum erst am Freitag? Die Leitung gibt den Brief erst am Donnerstagabend frei.
3. Warum so spät? Sie wartet, bis alle Gruppen ihre Beiträge geliefert haben, und die letzten kommen Donnerstagmittag.
4. Warum wartet sie auf alle Gruppen? Alle Mitteilungen sollen in einem gemeinsamen Wochenbrief stehen.
5. Warum ein gemeinsamer Brief? Das wurde einmal so festgelegt, damit Familien nicht mehrere Zettel pro Woche bekommen. Eine Regel für eilige Termine gab es nie.

Die Gegenprobe fällt positiv aus. Wenn jede Gruppe eilige Termine sofort weitergeben darf und nur der Rest gebündelt wird, kommen Ankündigungen rechtzeitig an. Keine der Antworten nennt eine Person, die etwas falsch gemacht hat. Die Ursache ist eine Regel, die für einen anderen Zweck gedacht war.

Woran du ein gutes Ergebnis erkennst

Die letzte Antwort beschreibt etwas, das sich ändern lässt: eine Regel, einen Ablauf, eine fehlende Information, ein Werkzeug. Sie nennt keine Person und keine Charaktereigenschaft. Antworten wie „zu wenig Sorgfalt“ oder „fehlende Motivation“ sind ein Zeichen, dass die Kette in die falsche Richtung gelaufen ist. Frag an dieser Stelle: Was im Ablauf hat es leicht gemacht, unsorgfältig zu sein?

Ein zweites Zeichen: Das Team kann eine Maßnahme formulieren, die klein genug ist, um sie in der nächsten Woche auszuprobieren.

Was du danach mit dem Ergebnis machst

Leg ein Datum fest, an dem ihr prüft, ob das Problem wieder aufgetaucht ist. Ist es ausgeblieben, war die Ursache richtig getroffen. Taucht es wieder auf, war die gefundene Ursache eine Zwischenstation, und die Kette geht an dieser Stelle weiter. Bewahrt die Kette mit Datum auf. Bei ähnlichen Problemen zeigt sie, wo ihr schon einmal gesucht habt.

Quellen

• Interaction Design Foundation
• Make & Iterate
• Mind Tools
• Wikipedia: Five whys